Verifactu para arquitectos: guía y fechas actualizadas

Si llevas un estudio de arquitectura o una ingeniería, es probable que hayas oído hablar de Verifactu entre fechas que bailan, aplazamientos y titulares contradictorios. La confusión es comprensible: los plazos han cambiado dos veces desde que se aprobó la norma. Esta guía pone orden con las fechas vigentes, explica qué exige exactamente el reglamento y qué tienes que cambiar (o no) en la facturación de tu estudio.

En resumen: Verifactu es el sistema con el que Hacienda exige que los programas de facturación generen registros inalterables de cada factura, con huella digital y código QR, y permite remitirlos automáticamente a la Agencia Tributaria. Será obligatorio el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos. Facturar con Word, Excel o un programa no adaptado dejará de ser válido.

Qué es Verifactu

Verifactu es el nombre con el que se conoce el reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, que fija los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF) de empresas y profesionales en España. Su objetivo es impedir que una factura emitida pueda borrarse o manipularse después.

En la práctica, el reglamento define dos modalidades de cumplimiento:

• Modalidad Verifactu. El programa de facturación remite cada registro de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática en el momento de emitir la factura. Es la opción recomendada por la AEAT y la más simple de operar: no exige firma electrónica de los registros ni conservación especial.
• Modalidad no Verifactu. El programa no envía nada, pero debe firmar electrónicamente cada registro, conservarlos encadenados e inalterables y tenerlos a disposición de Hacienda si los requiere.

En ambos casos el software tiene que estar certificado por su fabricante mediante una declaración responsable de que cumple el reglamento.

Cuándo es obligatorio Verifactu: fechas actualizadas

Tras el último aplazamiento, aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025 de 2 de diciembre, las fechas vigentes que confirma la nota informativa de la AEAT son estas:

• 1 de enero de 2027. Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades). Afecta a los estudios constituidos como SL o SLP.
• 1 de julio de 2027. Resto de obligados, incluidos los arquitectos e ingenieros autónomos que tributan por IRPF.

Hasta esas fechas hay un periodo de pruebas: ya puedes facturar con un sistema adaptado a Verifactu y remitir registros a la AEAT de forma voluntaria. Adelantarse tiene una ventaja práctica: llegas a la fecha límite con el flujo de facturación ya rodado, en lugar de cambiar de herramienta con prisas en plena campaña.

A quién afecta en el sector AECO

La obligación alcanza a la práctica totalidad del sector: estudios de arquitectura, ingenierías, aparejadores, consultorías técnicas y profesionales independientes que emiten facturas en territorio común. Da igual el tamaño: un autónomo que factura tres proyectos al año está tan obligado como una firma de cincuenta personas.

Quedan fuera, entre otros, quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII), algo poco habitual en despachos pequeños y medianos, y los territorios forales (País Vasco y Navarra), que tienen sus propios sistemas como TicketBAI.

Qué cambia en tu facturación día a día

Para quien ya factura con un software adaptado, el cambio visible es pequeño. Lo importante ocurre por debajo:

• Registro inalterable por factura. Cada factura genera un registro con huella digital encadenado al anterior. No se puede borrar ni modificar una factura emitida; las correcciones se hacen con facturas rectificativas, como marca la normativa.
• Código QR en la factura. Todas las facturas (también las simplificadas) llevan un QR que permite al cliente verificarlas ante la AEAT. Si el sistema remite los registros, incluye además la leyenda VERI*FACTU.
• Envío automático a la AEAT. En modalidad Verifactu, el programa remite los registros en el momento de la emisión, sin pasos manuales.
• Adiós al software de doble uso. Los programas que permiten llevar contabilidades paralelas u ocultar ventas están expresamente prohibidos.

¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?

Como hasta ahora, no. Una plantilla de Word o una hoja de cálculo no genera registros encadenados, ni huella digital, ni QR, ni puede remitir nada a la AEAT, así que no cumple el reglamento. A partir de tu fecha límite tienes tres opciones:

• La aplicación gratuita de la AEAT. Pensada para volúmenes muy bajos de facturación. Cumple, pero no gestiona presupuestos, proyectos ni cobros.
• Un programa de facturación genérico certificado. Resuelve la factura, pero sigue sin hablar el idioma de un estudio: proyectos por fases, honorarios, certificaciones.
• Una herramienta de gestión para tu sector con Verifactu integrado. La facturación sale del mismo sitio donde viven los proyectos, los presupuestos y los clientes, y el cumplimiento viene de serie.

Si estás valorando la tercera vía, en esta guía explicamos cómo elegir un CRM para arquitectos y qué diferencia a una herramienta vertical de un software genérico adaptado.

Cómo elegir un software compatible con Verifactu

Antes de contratar o renovar cualquier herramienta de facturación, comprueba estos puntos:

• Declaración responsable del fabricante. Es el documento que certifica que el software cumple el Real Decreto 1007/2023. Sin ella, el programa no es válido.
• Modalidad Verifactu real. Que remita los registros a la AEAT de forma automática, no que te obligue a exportar y subir ficheros a mano.
• Facturas rectificativas bien resueltas. Al no poder borrar facturas, las rectificativas pasan de excepción a flujo habitual. Deben poder emitirse en dos clics.
• Conexión con el resto de tu gestión. Presupuesto aceptado que se convierte en factura, facturación por hitos del proyecto, recordatorios de cobro. Si la facturación vive aislada del proyecto, seguirás haciendo trabajo doble.

Qué pasa si no cumples: sanciones

El régimen sancionador es de los más duros de la normativa tributaria reciente. Usar un programa de facturación que no cumpla el reglamento puede sancionarse con una multa fija de 50.000 euros por ejercicio. Para los fabricantes que comercialicen software no conforme, la sanción llega a 150.000 euros por ejercicio y tipo de programa.

Con fechas ya fijadas y sanciones de ese calibre, la pregunta no es si adaptarse, sino cuándo. Y la respuesta razonable es: antes de que sea obligatorio, con calma.

Verifactu en Exo AECO: cumplimiento de serie

Exo AECO incluye facturación adaptada a Verifactu en todos los planes, también en el plan gratuito. La factura sale del mismo sitio donde gestionas el proyecto, el presupuesto y el cliente: emites, el registro se genera con su QR y el envío a la AEAT queda resuelto, sin pasos manuales ni módulos aparte.

Si quieres ver cómo encajaría en tu estudio, pide una demo y lo revisamos juntos con tus casos reales.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria?

No. Son dos normativas distintas. Verifactu regula cómo deben funcionar los programas de facturación. La factura electrónica obligatoria entre empresas viene de la Ley Crea y Crece y sigue pendiente de desarrollo reglamentario, con sus propios plazos. Un software bien planteado debería prepararte para ambas.

¿Cuándo es obligatorio Verifactu para un estudio de arquitectura?

El 1 de enero de 2027 si el estudio es una sociedad (SL o SLP) y el 1 de julio de 2027 si facturas como autónomo. Antes de esas fechas puedes adaptarte de forma voluntaria y empezar a remitir registros a la AEAT en periodo de pruebas.

¿Tengo que enviar todas mis facturas a Hacienda?

En la modalidad Verifactu, el programa remite automáticamente los registros de facturación al emitir cada factura. Existe una modalidad alternativa sin envío, pero exige firmar y conservar los registros con requisitos técnicos más estrictos. Para un estudio, la modalidad con remisión es la más sencilla.

¿Qué pasa con las facturas que emití antes de la fecha límite?

No hay efecto retroactivo. La obligación aplica a las facturas emitidas a partir de tu fecha límite. Aun así, conviene migrar antes: estrenar sistema de facturación el mismo día en que es obligatorio es la receta para los sustos.